Tradycyjne metody archiwizacji dokumentów powoli zaczynają tracić popularność. Ważne dla organizacji dane niezbyt często zapisywane są na papierowych arkuszach z kilku bardzo ważnych powodów. Papierowe dokumenty trudno rozmieścić tak by wyszukanie właściwych danych nie sprawiało kłopotów. Przechowywanie dużej ilosci papierowych pism w archiwum ³ zakładowym jest dość kłopotliwym rozwiązaniem. Wymaga to przecież dużej powierzchni biurowej wyposażonej w odpowiednią infrastrukturę. Aby uniknąć takich sytuacji warto zainteresowac się bardziej nowoczesnymi rozwiązaniami takimi jak na przykład archiwum elektroniczne. To proste i stosunkowo tanie rozwiązanie umożliwa wprowadzenie klarownej struktury wśród przechowywanych danych. Elektroniczna archiwizacja dokumentów umożliwia ekspresowe odnalezienie niezbędnych danych. Archiwum zakładowe opierające się na tej technologii pozwala ograniczyć nakłady przeznaczane na archiwizację dokumentów. Data center przechowuje dokumenty zapisane w postaci elektronicznej - takie archiwum elektroniczne jest zdecydowanie bardziej praktyczne od wielkich hal wypełnionych po brzegi szafami. Bardzo ważną kwestią jest także centralizacja dokumentów w archiuwm elektronicznym która pozwala na to aby do każdego dokumentu miała dostęp dowolna ilośc uprawnionych do tego osób. Oprócz tego takie archiwum zakładowe jest bardzo bezpiecznym rozwiązaniem. Do ważnych dokumentów mają dostęp wyłącznie osoby które posiadają odpowiednie uprawnienia i upoważnienia. Elektroniczna archiwizacja dokumentów przyczynia się do znacznego polepszenia obiegu dokumentów wewnatrz firmy.